Manuales Operacionales de Una Franquicia

Propósito del Manual de Operaciones

Manual Operacional de una Franquicia, también conocido como Operations Manual, Manual de Operaciones y Manual de Procesos, es un documento fundamental para la relación Franquiciante/Franquiciado.   Esto no debe tomar por sorpresa para el que se propone ser franquiciante pues, si es exitoso y enfocado en franquiciar su negocio, debe saber que, para operar adecuadamente, toda empresa, deben establecer sus procedimientos operacionales y políticas documentadas en un manual. Los manuales operacionales de franquicia le permite a los franquiciados replicar la calidad y los estándares de la marca en el nuevo negocio.

En la medida que el franquiciado no toma el Manual de Operaciones en serio se expone a diluir el valor de la marca, fragmentar la operación entre franquiciados y crear conflictos innecesarios entre los miembros de la franquicia y el franquiciante.

Para el franquiciante el Manual de Operaciones – es la herramienta de referencia para exponer al franquiciado su modelo de negocios y proporciona una forma clara y uniforme de instrucción sobre los métodos y proceso de cómo tratar los diversos aspectos operativos de la franquicia. Los aspectos del Manual de Operaciones también serán útiles para la iniciación del personal nuevo y ayudar a garantizar que su negocio continúe funcionando de manera eficaz si el franquiciado o el personal clave no se encuentran en el negocio.  El Manual, además, ayudará al franquiciante a responder las eventuales preguntas que tendrá el franquiciado en los diversos asuntos operacionales y las responsabilidades que la marca conlleva. Para el Franquiciado el Manual de Operaciones es una hoja de ruta que lo guiará hacia el éxito de su franquicia.

Formato del Manual de Operaciones

El manual no contiene un formato o contenido preestablecido. Esto dependerá de los objetivos del franquiciante.  Lo importante es que el franquiciante exprese claramente cómo es que el negocio se maneje y asegura que los franquiciados sigan las reglas de juego.  En la medida que el manual no es suficientemente preciso, los franquiciados puede comenzar a establecer sus propias reglas, causando conflicto interno en la franquicia.

Áreas que Cubre el Manual

Algunas empresas dividen le manual en áreas operacionales y manejo y publicidad de la licencia de la marca. La extensión y Amplitud del manual depende de los objetivos que tenga el franquiciante.  Puede que el interés sea tener la mínima información para cumplir con el contrato y la ley o se prefiere un documento que realmente sea una guía detallada profesional. Independientemente del propósito, estas son alguna de las áreas que el Manual de Operaciones cubre son:

• Historia, Visión, Misión, Objetivos, Metas y Valores de la organización. Se busca informar al franquiciado sobre la marca sobre la marca y el negocio.
• Procesos administrativos. Compras, pedido de suministros, teléfonos/recepción, almacenaje, computadoras, internet, teléfonos. En cuanto a compras y suministro se interesa describir en detalle los productos que se deben utilizar para crear los productos o servicios característicos de la empresa. También se explica cómo obtener estos ingredientes de proveedores aprobados.
• Procesos contables. Incluye nómina, presupuestos, cuentas que pagar, cuentas a cobrar, reportes.
• Procesos operacionales. En este tópico se busca capacitar al franquiciado sobre lo que hace la empresa y los procedimientos para hacerlo. Implica todo lo que involucra las operaciones diarias tales como- desde abrir el negocio, y cómo debe hacerse, contestar el teléfono, saludar clientes, preparar o exhibir el servicio o producto, realizar una venta, cerrar el negocio al final del día, limpieza y mantenimiento, seguridad y emergencias.
• Mercadeo y promoción. Métodos para obtener posibles clientes, su servicio y mantenimiento. Esta área del Manual educa al franquiciado sobre cómo promover el negocio para aumentar las ventas de manera efectiva utilizado las herramientas que se le proporcionan .
• Recursos Humanos. Todo lo relacionados a la fuerza laboral, horarios, itinerario, leyes laborales, reclutamiento, capacitación y terminación.
• Precios. Los precios para los diferentes productos y/o servicios que se requieren mantener la franquicia.
• Asuntos legales. Estos tópicos incluyen la importancia de mantener la confidencialidad del Manual de Operaciones, uso y protección de la marca y los derechos de autor del franquiciante.

Como un Abogado de Franquicia Puede Ayudarle

Antes que nada, cuando considere a un abogado de franquicia tiene que distinguir entre abogados que litigan casos relacionados a franquicias en los tribunales y los que estructuran el marco legal mediante contratos y procesos.

El abogado adecuado para asistir en el proceso de establecer su franquicia no es el que va a los tribunales a favor o en contra de los intereses de una franquicia. Este tipo de abogado tiende a aplicar un enfoque combativo pues el objetivo es ganar y no perder el conflicto legal. Además, una cosa es litigar un conflicto entre miembros de una franquicia y otro es la de crear la franquicia.

Usted requiere un abogado transaccional que se enfoque en ganar-ganar y evitar futuros conflictos; que tenga un enfoque empresarial, que entienda lo que es una franquicia, cómo opera y cuáles son los tópicos, gestiones y documentos esenciales en la formación del modelo de negocio y marco legal. Si el abogado tiene experiencia en ambos campos pues el cliente tiene la ventaja de que, al momento de estructurar los documentos legales, el abogado puede prevenir posibles conflictos legales a base de su experiencia en los tribunales.

Qué Hacen los Abogados de Franquicias

Los abogados de franquicias trabajan en todos los trámites que tengan que ver con este tipo de negocio. Proveen el asesoramiento necesario para la elaboración de los documentos y contratos que fortalezcan la franquicia, le ayude a crecer y prevea cualquier conflicto que pueda surgir a lo largo de la existencia de la franquicia.

Cuando esté en el proceso de elegir su abogado de franquicia pregunte si su trayectoria profesional es mas en los tribunales que transaccional. Indague cuál es su experiencia en negocios, elaborando manuales y redactando contratos y trabajado en asuntos relacionado a propiedad intelectual, secretos de negocios, acuerdos de no competencia y asuntos laborales.