Parte del proceso de establecer una empresa en Puerto Rico consiste en seleccionar la estructura jurídica más adecuada para el negocio que se interesa desarrollar. Entre las principales alternativas se encuentran operar como propietario individual, constituir una corporación u organizar una compañía de responsabilidad limitada (LLC). La selección dependerá de las circunstancias, necesidades y riesgos particulares del negocio.
Negocio Individual ( d/b/a)
En un negocio individual los activos y las ganancias pertenecen y van directamente al dueño del negocio. El dueño y el negocio son, para efectos legales, una misma persona. De hecho, no existe una separación jurídica entre los activos y obligaciones del negocio y los de su propietario.
En una corporación existe separación jurídica entre la entidad y sus accionistas. Los ingresos y activos pertenecen a la corporación. Sus ganancias pueden conservarse para las operaciones del negocio o distribuirse a los accionistas mediante dividendos. Los accionistas que también trabajan para la corporación pueden recibir un salario u otra compensación razonable por sus servicios.
En el negocio individual hay menos estructuras legales y niveles de reglamentación afectando el negocio. Lo que entra va directo al propietario. No obstante, es importante mantener las cuentas personales y la del negocio separadas para facilitar la contabilidad.
Por otra parte el dueño del negocio individual responde personalmente por las obligaciones del negocio. Esto significa que la persona responde tanto con los bienes utilizados en el negocio como con sus bienes personales en reclamaciones de contratos (alquileres, servicios contratados, productos comprados), reclamaciones de empleados por horas y salarios, accidentes en los predios del negocio (incluyendo por actuaciones de sus empleados), entre otros riesgos; algunos de los cuales se pueden minimizar con seguros comerciales.
El propietario individual puede operar bajo un nombre distinto al suyo, comúnmente conocido como nombre comercial h/n/c o d/b/a (doing business as). Registrar ese nombre puede ser conveniente para distinguir el negocio desde el punto de vista de mercadeo y visibilidad comercial, aunque como ya hemos discutido no crea una entidad jurídica separada ni limita la responsabilidad personal del propietario.
Factores que le ayudarán a decidir si incorporar su negocio
Corporaciones
Corporación regular
Una corporación es una entidad jurídica independiente de sus propietarios. Puede adquirir y disponer de bienes, celebrar contratos, asumir obligaciones, demandar y ser demandada. Sus propietarios se denominan accionistas y su participación se representa mediante acciones. Como regla general, los accionistas eligen una Junta de Directores, que establece la dirección general de la empresa, mientras sus oficiales administran las operaciones ordinarias.
Corporación Intima o Cerrada
Una corporación intima o cerrada es una corporación cuyo certificado de incorporación limita el número de accionistas a no más de setenta y cinco (75), restringe la transferencia de sus acciones y prohíbe su ofrecimiento público. Tiene personalidad jurídica independiente y, como regla general, sus accionistas disfrutan de responsabilidad limitada. Esta estructura permite mayor flexibilidad administrativa y, si sus documentos corporativos así lo disponen, puede ser administrada directamente por sus accionistas sin una Junta de Directores. No debe confundirse con la antigua clasificación contributiva de “corporación de individuos
Corporación doméstica sin fines de lucro
Son corporaciones sin fines de lucro aquellas cuyos ingresos y activos se utilizan para adelantar los fines establecidos en su certificado de incorporación y no para distribuir ganancias entre sus miembros, directores u otras personas particulares. No emiten acciones.
Corporación Profesional (CSP o PSC en Ingles)
Las corporaciones profesionales se organizan para prestar servicios que requieren una licencia o autorización legal, como los ofrecidos por abogados, médicos, ingenieros y contadores públicos autorizados, entre otros. Sus accionistas, directores y oficiales deben cumplir los requisitos profesionales y de licenciamiento aplicables. La responsabilidad limitada de la entidad no elimina la responsabilidad personal del profesional por sus propios actos u omisiones.
Corporación de Beneficio Social (‘Corporación B’)
Es una corporación con fines de lucro que puede emitir valores y acción de capital cuya misión y propósitos están dirigidos a fomentar el beneficio público general (según esto es definido por ley) que incluye servicios a personas o comunidades de ingresos bajos o moderados; promover oportunidades económicas y empleo para personas o comunidades de ingresos bajos; promover actividades para proteger medio ambiente; mejorar salud; promover arte y las ciencias, etc.
Compañías
Compañía Responsabilidad Limitada
Una compañía de responsabilidad limitada o (LLC) puede ser organizada por una o más personas mediante la presentación de un certificado de organización ante el Departamento de Estado. Es una entidad jurídica independiente que combina la protección de responsabilidad limitada con mayor flexibilidad para establecer su administración, derechos económicos y distribución de ganancias mediante un acuerdo de compañía. Puede ser administrada por sus miembros o por uno o más administradores designados.
Compañía Responsabilidad Limitada en Serie
Una compañía de responsabilidad limitada en serie permite establecer, dentro de una LLC principal, una o más series con activos, actividades, derechos y obligaciones separados. Si se cumplen los requisitos legales y se mantienen adecuadamente separados sus registros y activos, las obligaciones de una serie no necesariamente afectan a las demás series ni a la LLC principal. Esta estructura requiere documentación y contabilidad cuidadosas y no resulta apropiada para todo negocio.
Compañía de Responsabilidad Limitada con Fin Social (‘CRLFS’ o ‘L3C’)
Una compañía de responsabilidad limitada con fin social, conocida como CRLFS o L3C, persigue principalmente propósitos religiosos, caritativos, científicos, literarios, educativos u otros fines sociales reconocidos por ley. La generación de ingresos o la apreciación de propiedad puede ser incidental, pero no debe constituir su propósito principal. Aunque esta estructura puede facilitar inversiones dirigidas a proyectos sociales, su organización no garantiza por sí sola que las aportaciones realizadas produzcan deducciones o beneficios contributivos.
Sociedades
Las sociedades permiten que dos o más personas aporten dinero, bienes o servicios para desarrollar conjuntamente una actividad económica y distribuir sus resultados. En Puerto Rico pueden organizarse, entre otras modalidades, como sociedades bajo el Código Civil o sociedades de responsabilidad limitada, por lo que los derechos, obligaciones y responsabilidad de sus socios dependerán de la estructura seleccionada y del acuerdo que las gobierne.
Diferencia entre estructura legal y tratamiento contributivo
La estructura jurídica de una empresa no determina necesariamente cómo tributará. Cierto tipo de corporación o compañía de responsabilidad limitada puede, si cumple los requisitos aplicables, elegir tratamiento como entidad conducto. Esta elección contributiva debe evaluarse con un contador público autorizado.
Cómo escoger la estructura apropiada
La decisión debe considerar el número de propietarios, la manera en que se administrará el negocio, la exposición a responsabilidad, el tratamiento contributivo, las restricciones para transferir participaciones, la entrada de futuros inversionistas y los costos de cumplimiento. La estructura más sencilla no siempre es la más conveniente cuando existen varios propietarios, empleados, contratos importantes o riesgos operacionales.
Pasos para formar una corporación o LLC en Puerto Rico
Estructurar y organizar legalmente una empresa en Puerto Rico no es un trámite meramente administrativo. Antes de presentar documentos ante el Departamento de Estado, debe ya saber qué tipo de entidad responde mejor a la operación del negocio. Uno de los errores más comunes es comenzar por el formulario, en vez de comenzar por la estructura legal y operativa de la empresa. Conozca mas sobre este importante paso en nuestro artículo, “Los errores más comunes al registrar y organizar legalmente una empresa en Puerto Rico“.
Una vez seleccionada la estructura jurídica, generalmente será necesario verificar la disponibilidad del nombre, presentar el certificado de incorporación u organización ante el Departamento de Estado, obtener un número de identificación patronal, adoptar estatutos corporativos o un acuerdo de compañía, documentar las participaciones de los propietarios y abrir cuentas bancarias separadas. Antes de comenzar operaciones también deberán evaluarse el Registro de Comerciantes en SURI, la patente municipal, el Permiso Único y cualquier licencia particular requerida para la actividad comercial.
Cada empresa presenta necesidades jurídicas y operacionales distintas. Si interesa establecer una corporación, compañía de responsabilidad limitada u otra entidad empresarial en Puerto Rico, Fleming Law Offices puede asesorarle en la selección de la estructura adecuada y preparar los documentos necesarios para su organización.