Factores que le ayudarán a decidir si incorporar su negocio

La decisión de incorporar un negocio es un paso importante que hay que saber cuando y porqué darlo;  y no siempre hay que hacerlo.  Muchas empresas pequeñas operan por años como negocios propietarios pues su tamaño y particularidad no justifica una estructura más compleja.  Independientemente  de cual sea su decisión, le presento a continuación seis consideraciones  críticas.

 He visto cada punto de vista.  Me he topado con personas muy estructuradas que quieren emprender una empresa y lo primero que piensan es en crear una corporación. Esto no tiene sentido pues lo primordial es desarrollar el modelo y plan de negocio primero.

En otras ocasiones he visto lo opuesto, personas muy informales que a pesar de estar desarrollando una empresa, están renuentes a entrar en lo que consideran ‘legalismos’  y buscan incorporarse  como si fuera un mero formalismo; dándole la mínima importancia a la estructura legal de un  negocio que tanto esfuerzo les está  costado iniciar.   Este tipo de personas desean el mínimo contacto con abogados y prefieren resolver las cosas entre ellos.  Muchas veces regresan cuando las relaciones con sus socios se deterioran a tal punto que no saben que hacer.

No se trata de ser formal o informal con los asuntos legales; eso más tiene que ver con la personalidad de los clientes.   La decisión de incorporar tiene que ver primeramente con la manera que se pretende hacer negocios interna y externamente y luego considerar la etapa de evolución en la que se encuentra el negocio.

Cuando hablo de asuntos internos me refiero a: como va a manejar las ganancias desde el punto de vista de contribuciones; si tiene otros socios, como se van a dividir las acciones, quien va a tener que porciento, quien tiene la ultima palabra, que pasa si hay problemas entre los accionistas  y como se van a resolver; como se transfieren las acciones, etc.

Factores externos incluyen: posibles contrataciones con empleados y contratistas;  con arrendamientos de oficinas y suplidores; posicionar la empresa para financiamiento;  negociaciones con otras empresas para llevar a cabo alianzas; asegurar marcas de fabrica; comprar otras empresas o activos; o dirigir la empresa  para ser eventualmente adquirida por otra.  Incluso los propios fundadores puede que estén sujetos a contratos de confidencialidad y no competencia con sus antiguos patronos; lo cual les impondrían ciertas obligaciones legales que habría que analizar en su momento.

Una cosa es tener un servicio de  pasear mascotas donde hay un solo dueño.  Otra es un servicio de instalación de redes y programas de informática en la cual están involucradas múltiples partes.  Mientras más complejidad interna o externa, más debe pensar en la incorporación.

Pueden pasar muchas cosas cuando hay más de un socio en una empresa. Imagínese la guerra interna que se formaría cuando varios socios que inician un negocio  no se pueden poner de acuerdo. Tal vez con el pasar del tiempo algunos se recuestan y dejan de trabajar con la misma intensidad;  o sus intereses o metas cambian,  o las relaciones ya no son las mismas.  De repente uno de los socios se casa y su cónyuge tiene otras ideas.   En cualquiera de estas circunstancias, tenemos que anticipar y tener provisiones que nos ayuden a solucionar estas dificultades.

Por otra parte, la operación puede evolucionar hacia la complejidad pero no necesariamente amerite incorporarse porque sería prematuro.  Esto ocurre cuando se esta trabajando en una idea de negocio, no hay dinero para pagar empleados y aun la empresa no se sostiene con la venta de su producto.  En estos casos, sería involucrarse en complejidades innecesarias frente a la incertidumbre de un negocio que no se sabe si va a ser sustentable.

La decisión de incorporarse conllevara gastos (rentas internas, elaboración de documentos, consulta a abogados, contables, etc.) y obligaciones legales adicionales (informes anuales, planillas, etc.).

A continuación les presento seis factores que les ayudaran a determinar si incorporar su negocio es la mejor alternativa:

1.  Ingresos y Contribuciones.  Una de las consideraciones más importantes es como impactarán las contribuciones a la operación y sus fundadores. Esto implica evaluar la inversión de capital que hará   cada persona, los ingresos que generará el negocio a corto plazo,  la emisión de dividendos, el pago de salarios etc.  Cada caso es distinto y cada fundador tiene circunstancias particulares incluyendo niveles de ingresos, estatus de empleo, lugar de residencia, etc.  Un profesional con experiencia en nuevas empresas y el impacto contributivo pueda darle el asesoramiento necesario.
2. Financiación.  Si usted contempla que la empresa  necesitará financiación para desarrollarse; debe considerar incorporarse.  Cuando el financiamiento no proviene de bancos, puede que la entidad que trae el capital quiera hacerlo a cambio de  participación en la empresa, lo cual requerirá que se emitan acciones a favor de la entidad o persona que aporta el capital.  Además necesita una estructura legal que sea la que recibe los fondos. Para esto, necesita estar incorporado.
3. Contrataciones. Depende de el tipo de negocio que lleve a cabo,  puede que sea necesario contratar la compra de productos o materia prima, espacio de oficina o almacén,  con empleados o  servicios profesionales.   Cuando usted hace este tipo de transacción esta comprometiéndose con obligaciones legales por las cuales usted- si no ésta incorporado responde personalmente.  Por otra parte, hay veces que la empresa no tiene fondos para pagar servicios profesionales y le ofrecen a estos proveedores la oportunidad de adquirir acciones de la empresa a precios descontados; lo cual se logra con la estructura de la corporación.  Si su negocio le requerirá estar haciendo contrataciones continuas que conlleven considerables sumas de dinero, considere la incorporación.
4. Responsabilidad legal.  En un mundo donde hasta las personas privadas profesan tener una batería de abogados; y la realidad es que hay una excesiva oferta de abogados, no debe tomarle por sorpresa que muchas transacciones comerciales generen reclamaciones legales.  Estas pueden surgir con la renta de su oficina, por discrepancias en cuanto a la cantidad o calidad de productos comprados o vendidos, o incluso con sus propios empleados en reclamaciones por horas extras, despidos, vacaciones, etc. Sepa que hay abogados que son verdaderos sicarios legales inescrupulosos- que después que le paguen sus honorarios- están  listos para demandar.  Si usted opera como corporación,  usted no responde en su carácter personal (salvo que haya dado garantías personales).  Esto lo aprendí temprano en mi vida cuando mi padre nunca le pudo cobrar a un deudor $100,000 porque la corporación no tenía fondos.   Mientras tanto, el dueño de la empresa seguía con su casa y autos de lujo paseándose como el mas responsable.
5. Múltiples socios.  Evítese problemas y deje las cosas claras.  Sepa bien cuales son las metas y expectativas de cada socio para entrar al negocio.  Si usted es el líder considere asegurarse que usted tendrá la última palabra. Evite los acuerdos 50/50 que solo causan dolores de cabezas y tranques al momento de tomar decisiones.   Tenga un plan para gobernar las relaciones entre socios y para concluirlas de manera que no se penalice el que trabaja y se mantiene en el negocio.
6. Propiedad.  Si se espera que la empresa tenga  activos,  incluyendo aquellos sujeto a derechos de autor, marcas, patentes o secretos de negocio, estos deben estar a nombre de una entidad separada de sus dueños (esto de por si debe ser  objeto de un contrato aparte entre los fundadores para que cualquier propiedad intelectual generada pertenecerá automáticamente a la empresa); pero para eso la empresa debe existir.