La mayoría de las empresas reciben recordatorios sobre renovaciones, pagos y radicaciones sobre sus operaciones. El problema es que llegan por separado y, a veces, cuando el vencimiento está muy cerca o incluso caducado. Un registro central de la compañía o corporación permite ver todas las obligaciones próximas, anticipar su costo y tomar decisiones con tiempo.
Comience por los contratos vigentes: arrendamientos, préstamos, acuerdos con clientes y suplidores, pólizas de seguro, suscripciones y contratos de servicios. Anote la fecha de vencimiento, si existe renovación automática, el plazo para notificar que no desea renovar, los aumentos de precio, las compras mínimas y los pagos recurrentes. Al revisar sus contratos y relaciones comerciales, puede encontrar obligaciones que no aparecen en una factura mensual.
La fecha límite para dar un aviso debe figurar por separado de la fecha de vencimiento del contrato. Si el contrato exige notificar a la compañía con 90 días de anticipación, un recordatorio el día en que vence ya no sirve.
Incluya también las obligaciones relacionadas con la entidad: informes o pagos anuales, permisos, licencias, patentes municipales, planillas y obligaciones patronales. En Puerto Rico, las corporaciones y las compañías LLC deben atender el pago de sus cargos anuales ante el Departamento de Estado. Ese repaso puede formar parte de una revisión más amplia de la estructura y administración corporativa del negocio.
Para cada obligación, el registro debe indicar qué hay que hacer, cuándo debe actuarse, quién es responsable, cuánto se espera pagar y dónde se conserva la evidencia de cumplimiento. Si todavía no conoce el costo exacto, anote un estimado y actualize cuando llegue la factura.
Robert Alex Fleming is a corporate and trial attorney with over 35 years of experience advising and representing clients in Puerto Rico. He leads Fleming Law Offices, LLC, where his practice is informed by decades of experience in commercial matters, litigation, governance, and dispute resolution. Mr. Fleming is admitted to practice before the courts of Puerto Rico, several federal courts, and the state courts of New York and Texas. He holds an LL.M. in Commercial Law and an MBA from the Kelley School of Business at Indiana University.
Discover more from Fleming Law Offices
Subscribe to get the latest posts sent to your email.