Organización Sin Fines de Lucro y su Estructura Interna

Muchas personas que interesan formar una entidad o  organización sin fines de lucro no le dan mente al aspecto interno organizacional.  Sin sopesar las consecuencias, buscan documentos enlatados ya sea que los encuentran en el internet o se los provee por ejemplo su contable quien, aunque le puede ayudar en muchos asuntos, no lo puede hacer todo.  Hay mucho más a considerar cuando se forma la entidad y sobre las organizaciones sin fines de lucro es que les quiero hablar.

Propósito de las organizaciones sin fines de lucro

Si usted va a crear una entidad sin fines de lucro, también conocida como organización sin fines de lucro  (OSFL) a menos que sea una asociación o un fideicomiso, típicamente usted estará incorporando una entidad que no estará autorizada a emitir acciones y que, en términos generales la establecerá para un propósito público que sirve a un interés social para atender asuntos de comunidades o grupos. En este tipo de entidades sin fines de lucro no hay un ánimo de ganancia por parte de la organización, aunque  hay personas inescrupulosas  y ventajistas que ven esta estructura como una oportunidad para lucrarse personalmente supliéndose de ayudas gubernamentales como mecanismo para generar cuantiosos contratos salarios y bonificaciones – pero ese es otro tema aparte.

El Departamento de Hacienda  para propósito de exención contributiva  considera entidades o  organizaciones sin fines de lucro los centro de cuido de niños, organizaciones agrícolas y de trabajo, centro de cuido de convalecientes, prevención crueldad de animales, asociación de residentes, organizaciones caritativas, organizaciones culturales y de teatro, organizaciones cívicas, educativas, religiosas, deportivas y hospitales.

Estructurar entidades sin fines de lucro lleva mucho más que llenar el formulario online que el Departamento de Estado provee para registrarse y obtener el certificado de incorporación. Antes de eso usted tiene que hacer trabajo de campo, determinar su visión de la organización y si busca exención contributiva y qué tipo (por ejemplo el IRS tiene 29 categorías cada una con sus reglas), entre muchas otras decisiones a tomar  y caminos a seguir. Es solo el comienzo, aunque hay personas que piensan ese el único documento legal que redactar; y puede que no pase nada excepto cuando intentan calificar su organización como una exenta de impuestos y/o entran al negocio con socios entonces se encuentran con múltiples tropiezos.

Socios y miembros en organizaciones sin fines de lucro

Si usted la única persona que maneja la entidad sin fines de lucro da igual los procesos internos pues es usted el que los está conduciendo.  Si hace algo equivocado o contrario a sus propias normas, nada pasa, solo puede tener repercusiones externas si corre la organización siguiendo un propósito distinto al cual se incorporó o la administra como si la empresa y usted fueran lo mismo.  Al tener un socio la estructura interna cambia. Al tener más de una persona en la organización usted tendrá cierta obligación de compartir información y acordar asuntos como, por ejemplo, la misión, visión de la organización, las expectativas y los roles  de sus participantes y futuros miembros. Nada de eso lo logra simplemente registrando la corporación.  Se requiere como mínimo establecer las reglas de juego; el reglamento interno que en inglés comúnmente se conoce como los bylaws.  Esto le será requerido por bancos y por el Departamento de Hacienda y el IRS si se propone a obtener exención contributiva.

Reglamento interno bylaws de la organización sin fines de lucro

También hay formularios enlatados de bylaws pero al usarlos lo pone en riesgo de no cumplir con los requisitos de Puerto Rico sin considerar los conflictos internos que pudieran afectar su rol en la organización sin fines de lucro.  De nada le sirve tener un modelo genérico si no sabe si es congruente con la reglamentación gubernamental y sus objetivos operacionales.   Mucho de estos modelos varían y aún con conocimiento en este campo, es necesario modificarlos para adoptarlos a su plan de desarrollo. Un abogado que practique esta área puede discutir con usted sus objetivos y como estructurar las opciones disponibles.

Estructura del reglamento interno

Usted tendrá amplia libertad para estructurar la organización sin fines de lucro de la manera que más se ajuste a sus necesidades. La Ley General de Corporaciones de Puerto Rico lo permite.  Con los bylaws usted elige entre opciones de diferentes tipos de junta de directores, miembros, votos, oficiales  y otros elementos típicos en una corporación pero que no necesariamente requieren o se necesitan incluir en su reglamento interno.

La junta de directores que usted establezca dependerá de su visión y objetivos.   ¿Quién tendrá la autoridad ultima?  Puede que usted entienda que serán los que incorporaron la entidad sin fines de lucro, o sus directores o incluso los miembros que se integren si forman parte de los objetivos organizacionales. Tiene que tomar en consideración que los directores generalmente no se encargan del día a día operacional de una organización. Su rol es más estratégico y de supervisión para lo cual contratan oficiales operacionales. Usted debe definir la autoridad y roles de cada cual como organizador de la corporación. 

Además, se recomienda crear una política de conflicto de intereses. Se produce un conflicto de intereses cuando la obligación de las personas de promover los fines benéficos de la organización está en desacuerdo con sus propios intereses financieros.  La política provee protección contra cargos de conducta inapropiada que involucren oficiales o directores.

El rol del abogado

La importancia del abogado en una organización sin fines de lucro también toma relevancia cuando interesa solicitar la exención contributiva para su organización sin fines de lucro porque el Código de Rentas Internas impone ciertos requisitos a los estatutos internos. Por ejemplo, se le requiere a la organización que tenga un mínimo de miembros en la junta y un máximo de familiares. Además, el reglamento debe disponer sobre la disposición de los activos en caso de resolución.

El reglamento interno, no es el único documento que deberá completar. Hay otros formularios externos necesarios para iniciar el proceso operacional como el Certificado de Registro de Comerciante (SURI), número de identificación patronal (EIN), permisos y patentes entre otros. Asegúrese que además de cumplir con esta reglamentación externa, también maneje su organización sin fines de lucro internamente con reglas claras de manera que la organización opere de manera estructurada y conforme a la ley.

Algunos pasos que debe considerar para iniciar operaciones de la organización sin fines de lucro incluyen los siguientes:

• Define tu misión y visión. Si interesa que sea exenta de contribuciones por Hacienda, tu entidad debe seguir uno de los propósitos que dispone el Código de Rentas internas del 2011.
• Equipo. Crea tu grupo de trabajo y 3 miembros para la Junta si vas a proceder con petición de exención.
• Dirección de la empresa. Decide si vas a tener miembros o se administrará por Junta y Oficiales. Si será operado por una Junta, el número de directores y si tendrá miembros y su rol y el manejo y composición de la organización en general.
• Nombre comercial. Selecciona un nombre de la entidad para darte a conocer de manera comercial más allá del nombre corporativo.  Verifica si está disponible y registrarlo con el Departamento de Estado.
• Exención. Si no lo has decidido ya,  determina si solicitarás exención Hacienda/IRS sin fines y qué tipo.
• Certificado de incorporación.  Tiene que incluir cierto lenguaje específico para asegurar la exención. Presentar el certificado que cumple con los requisitos para radicar en el Dept de Estado  da comienzo a la personalidad jurídica.
• Bylaws.  Se trata de crear las reglas de juego para determinar cómo se corre la empresa internamente.
• Sello.  Puedes crear un sello y logo oficial para cuando tengas que presentar documentos legales  a nombre de la organización.
• Registro.  Prepara un acta de todos los detalles logrados mediante reunión de incorporadores/directores para finalizar el proceso de estructurar la organización.
• Gobierno federal.  Obtén el numero patronal (EIN).
• Gobierno estatal. Hacienda- Suri (Sistema Único de Rentas Internas), Certificado Registro Comerciante (Agente retenedor o no); Permiso Único (licencias para operar negocio)- permiso uso, licencia sanitaria, certificación Bomberos.
• Gobierno municipal. Patente (Ley reconoce exención de pago de patente a Municipio, pero verificar con el Municipio y la presentación de documentos requeridos.
• Solicitud Exención.  Se hace en Hacienda mediante la plataforma Suri usando un  formulario documento establecido que requiere la presentación de anejos en forma de documentos sobre la operación de la empresa. Igual se hace bajo el gobierno federal con otro formulario (1023, 1024 o 1223-EZ, dependiendo, que es un proceso acelerado ).

Mantenimiento de la organización sin fines de lucro

Además de los pasos iniciales, es necesario conducir la operación de la entidad sin fines de lucro para lograr y/o mantener el propósito para el cual  fue concebida y clasificada como exenta  y darle seguimiento anual con la radicación de documentos requeridos  para evitar perder la exención contributiva. La exención contributiva es un privilegio que el gobierno lo puede revocar si entiende que la organización sin fines de lucro no está en cumplimiento con las directrices de la ley y reglamento contributivo. Algunos procesos de seguimiento incluyen:

• Informe Anual Corporativo para entidades sin fines a llenar y presentarse al Dept de Estado    y radicado con comprobante de rentas internas de $5.00.
• Planilla Informativa de Organización Exenta de Contribución sobre Ingresos 480.7(OE) y  Planilla  990 del IRS.