Propósito del Manual de Operaciones
En Puerto Rico, el Manual Operacional de una Franquicia, también conocido como Operations Manual, Manual de Operaciones y Manual de Procesos, es un documento fundamental para la relación Franquiciante/Franquiciado. Esto no debe tomar por sorpresa para el que se propone ser franquiciante pues, si es exitoso y enfocado en franquiciar su negocio, debe saber que, para operar adecuadamente, toda empresa, deben establecer sus procedimientos operacionales y políticas documentadas en un manual. Los manuales operacionales de franquicia le permite a los franquiciados replicar la calidad y los estándares de la marca en el nuevo negocio.
En la medida que el franquiciado no toma el Manual de Operaciones en serio se expone a diluir el valor de la marca, fragmentar la operación entre franquiciados y crear conflictos innecesarios entre los miembros de la franquicia y el franquiciante.
Para el franquiciante el Manual de Operaciones – es la herramienta de referencia para exponer al franquiciado su modelo de negocios y proporciona una forma clara y uniforme de instrucción sobre los métodos y proceso de cómo tratar los diversos aspectos operativos de la franquicia en Puerto Rico. Los aspectos del Manual de Operaciones también serán útiles para la iniciación del personal nuevo y ayudar a garantizar que su negocio continúe funcionando de manera eficaz si el franquiciado o el personal clave no se encuentran en el negocio. El Manual, además, ayudará al franquiciante a responder las eventuales preguntas que tendrá el franquiciado en los diversos asuntos operacionales y las responsabilidades que la marca conlleva. Para el Franquiciado el Manual de Operaciones es una hoja de ruta que lo guiará hacia el éxito de su franquicia.
Formato del Manual de Operaciones
El manual no contiene un formato o contenido preestablecido. Esto dependerá de los objetivos del franquiciante. Lo importante es que el franquiciante exprese claramente cómo es que el negocio se maneje y asegura que los franquiciados sigan las reglas de juego. En la medida que el manual no es suficientemente preciso, los franquiciados puede comenzar a establecer sus propias reglas, causando conflicto interno en la franquicia.
Áreas que Cubre el Manual
Algunas empresas dividen le manual en áreas operacionales y manejo y publicidad de la licencia de la marca. La extensión y Amplitud del manual depende de los objetivos que tenga el franquiciante. Puede que el interés sea tener la mínima información para cumplir con el contrato y la ley o se prefiere un documento que realmente sea una guía detallada profesional. Independientemente del propósito, estas son alguna de las áreas que el Manual de Operaciones cubre son:
- Historia, Visión, Misión, Objetivos, Metas y Valores de la organización. Se busca informar al franquiciado sobre la marca sobre la marca y el negocio.
- Procesos administrativos. Compras, pedido de suministros, teléfonos/recepción, almacenaje, computadoras, internet, teléfonos. En cuanto a compras y suministro se interesa describir en detalle los productos que se deben utilizar para crear los productos o servicios característicos de la empresa. También se explica cómo obtener estos ingredientes de proveedores aprobados.
- Procesos contables. Incluye nómina, presupuestos, cuentas que pagar, cuentas a cobrar, reportes.
- Procesos operacionales. En este tópico se busca capacitar al franquiciado sobre lo que hace la empresa y los procedimientos para hacerlo. Implica todo lo que involucra las operaciones diarias tales como- desde abrir el negocio, y cómo debe hacerse, contestar el teléfono, saludar clientes, preparar o exhibir el servicio o producto, realizar una venta, cerrar el negocio al final del día, limpieza y mantenimiento, seguridad y emergencias.
- Mercadeo y promoción. Métodos para obtener posibles clientes, su servicio y mantenimiento. Esta área del Manual educa al franquiciado sobre cómo promover el negocio para aumentar las ventas de manera efectiva utilizado las herramientas que se le proporcionan .
- Recursos Humanos. Todo lo relacionados a la fuerza laboral, horarios, itinerario, leyes laborales, reclutamiento, capacitación y terminación.
- Precios. Los precios para los diferentes productos y/o servicios que se requieren mantener la franquicia.
- Asuntos legales. Estos tópicos incluyen la importancia de mantener la confidencialidad del Manual de Operaciones, uso y protección de la marca y los derechos de autor del franquiciante.
Cómo un Abogado de Franquicias Puede Ayudarle
Precisamente porque el Manual de Operaciones forma parte esencial de la estructura operacional y legal de una franquicia, resulta importante que su preparación y organización se integren adecuadamente con los contratos, políticas y demás documentos que regulan la relación entre franquiciante y franquiciado.
Antes que nada, cuando considere contratar un abogado de franquicias, debe distinguir entre abogados que litigan disputas relacionadas con franquicias y aquellos enfocados en estructurar el marco legal mediante contratos, procesos y documentación comercial.
El abogado adecuado para asistir en el proceso de desarrollar una franquicia no necesariamente es el que se dedica principalmente a litigar conflictos en los tribunales. La práctica litigiosa tiende a enfocarse en resolver controversias una vez el problema ya existe. Distinto a ello es el proceso de estructurar preventivamente una franquicia y organizar adecuadamente su modelo operacional y contractual.
Usted necesita un abogado transaccional con enfoque empresarial, que entienda cómo opera una franquicia y cuáles son los documentos, procesos y estructuras legales esenciales para desarrollar el negocio de manera organizada. Si el abogado posee experiencia tanto en asuntos transaccionales como litigiosos, el cliente tiene además la ventaja de contar con una perspectiva práctica sobre posibles conflictos futuros y cómo prevenirlos desde la etapa de estructuración.
Qué Hacen los Abogados de Franquicias
Los abogados de franquicias en Puerto Rico asesoran en los distintos asuntos legales y comerciales relacionados con este tipo de modelo de negocio. Participan en la preparación de contratos, manuales operacionales, acuerdos comerciales y demás documentos necesarios para estructurar, fortalecer y expandir la franquicia de manera organizada.
Cuando evalúe un abogado de franquicias, examine si su experiencia profesional es principalmente litigiosa o transaccional. También resulta importante conocer su experiencia en negocios, redacción de contratos, manuales operacionales, propiedad intelectual, secretos comerciales, acuerdos de no competencia y asuntos laborales relacionados con franquicias.
Si está considerando desarrollar una franquicia en Puerto Rico, resulta importante estructurar adecuadamente el manual de operaciones, los contratos y el marco legal del negocio desde el comienzo. Nos puede contactar para una reunión estratégica AQUÍ.