MAS RESTRICCIONES AL USO DEL SEGURO SOCIAL POR PATRONOS

Durante Octubre 2007, el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico aprobó un reglamento ampliando las restricciones al uso del número del seguro social en el empleo e imponiendo penalidades por violaciones.

La ley 207 del 27 de septiembre de 2006  prohíbe a todo patrono de empresa privada y corporaciones públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico usar el número de Seguro Social de un empleado en sus tarjetas de identificación o en cualquier documento de circulación general o rutinaria salvo ciertas excepciones. Ningún patrono, podrá mostrar el número, independientemente de la naturaleza de su plaza o nombramiento, en su tarjeta de identificación.  Tampoco podrá desplegar este dato en lugar visible alguno  al público en general o documento de circulación general, ni en directorios de personal ni cualquier lista similar que se haga disponible a personas que no tengan necesidad o autoridad de acceso a esos datos.

El Número de Seguro Social será solicitado solamente cuando recopilarlo es mandatorio por alguna entidad gubernamental.  El patrono no podrá divulgarlo a entidades, excepto en las siguientes circunstancias: Cuando es permitido por ley o; Cuando el empleado le otorga un permiso y; Cuando la entidad externa actúa como contratista o agente del patrono y tiene medidas de seguridad adecuadas en el lugar para prevenir la divulgación. En estos casos el patrono deberá mantener una lista de las entidades aprobadas para manejar esta información.

Otras disposiciones:

• El empleado podrá renunciar voluntariamente y por escrito al derecho contra la divulgación indebida del Número de Seguro pero si éste se negara, el patrono no podrá  tomar represalias.

• Cuando un documento que contenga el Número de Seguro Social de un trabajador deba ser hecho público para un fin que no requiera ese dato, el mismo será editado de modo que dicho dato sea parcial o totalmente ilegible sin que ello se considere una alteración del contenido del documento.

• El Número de Seguro Social será transmitido en documentos digitales u electrónicamente, únicamente, cuando existan mecanismos que garanticen confidencialidad.

• Todo documento y solicitud del patrono en los que se recopile el Número de Seguro Social indicará si dicho requerimiento es uno voluntario o mandatorio.

• Todo papel o documento electrónico el cual contenga números de seguro social será destruido de forma segura.

Los patronos tendrán seis (6) meses a contados desde la fecha  del registro del Reglamento en el Departamento de Estado  para certificar al Departamento la implementación de las disposiciones de la Ley y el Reglamento o sometan un plan de trabajo para lograrlo dentro de un término no mayor de un (1) año a partir de la aprobación y vigencia del Reglamento.  El Departamento proveerá el formulario para someter certificación o plan de trabajo.   Esta certificación  se presentará en la oficina del Negociado de Normas del Trabajo más cercano al lugar del negocio.

 
Se impondrán multas entre quinientos dólares ($500) hasta un máximo de cinco mil dólares ($5,000). Será reincidente aquel patrono que incurra en tiempos diversos e independientes, en dos (2) o más violaciones de la Ley Núm. 207 o su reglamento. En caso de ser un patrono reincidente se aumentará la multa en la mitad de la ya impuesta por la infracción cometida, hasta un máximo de cinco mil ($5,000) dólares.

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